Perfekte Organisation im Büro

Ein stressiger Büroalltag kann dazu führen, dass man etwas Wichtiges vergisst oder übersieht.

Besonders dann, wenn Projekte von gestern, mit denen man eigentlich abgeschlossen hatte, nochmal bearbeitet werden müssen. Irgendwann liegt einfach zu viel auf dem Tisch und man hat zu wenig Zeit ist um alles abzuarbeiten. Daher sollte man sich seine Arbeitszeit gut einteilen und den Tag ordentlich strukturieren. Hier geben wir Ihnen einige Tipps für eine perfekte Organisation im Büro .

Wie wird Büroorganisation definiert?

Als Büroorganisation bezeichnet man die Strukturierung aller anfallenden Aufgaben im Büro. Umso mehr Mitarbeiter auf identische Dokumente zugreifen müssen, desto essenzieller wird es, das Wiederfinden von Dokumenten oder das Einrichten von Ordnern zu erleichtern. Aber auch für einzelne Personen die selbstständig arbeiten ist es von Interesse, alles möglichst strukturiert zu sortieren um es dann, wenn man es braucht, auch wiederzufinden. Heutzutage gibt es dafür die praktische Option, dies auf digitale Art und Weise zu tun. So hat man nicht nur die Möglichkeit Dokumente per Suchfunktion zu aufzufinden, man kann diese auch mit beliebig vielen Personen teilen und von überall darauf zugreifen. Außerdem gibt es auch wichtige Regeln, durch die man sich seinen Büroalltag erleichtern kann. Somit vermeidet man im Idealfall unnötigen Stress.

1. Single Tasking

Man hört oft den Begriff Multitasking, das bringt viele aber nur Durcheinander. Besser man konzentriert sich auf eine einzige Aufgabe, bearbeitet diese mit vollem Fokus und schließt sie dann auch ab. Daher der Tipp: Alle anfallenden Aufgaben nacheinander erledigen.

2. Aufgaben wirklich zu Ende bringen

Stress im Büro entsteht häufig dadurch, dass Vieles angefangen aber nicht zu Ende gebracht wird. Aufgaben richtig zu Ende bringen sorgt für ein befriedigendes Gefühl und baut Stress ab. Dadurch kann man dann voller Elan die nächste Aufgabe beginnen.
Nützliche Apps die es erlauben, Aufgaben digital zu erstellen, zu planen und abzuarbeiten sind:
Remember the Milk
MindMeister
Ticktick
Any.do

3. Eine „To Do Liste“ erstellen

Wer kennt das nicht, man erstellt eine Notiz nach der anderen, schafft es aber nicht alles abzuarbeiten. Unfertige Listen sind generell eher entmutigend. Deswegen, möglichst kleine Listen erstellen, die nicht zu viele Aufgaben enthalten. Lieber weniger Notizen, die man aber in realistischen Zeiträumen fertigstellen kann.

4. Gewisse Aufgaben einfach abhaken

Es gibt Punkte auf einer To-Do Liste die immer wieder neu aufgemacht werden, sie wandern von einer Liste auf die Nächste ohne erledigt zu werden. Manchmal ist es hilfreich, sich einzugestehen, dass gewisse Aufgaben nicht wichtig genug sind, um auf einer Liste zu stehen.

5. Arbeitsaufwand bewerten

Hierfür braucht man definitiv keine Software. Die Frage wie lange man nach einem empfohlenen Plugin suchen soll bei dem man nicht weiß, ob man es dann auch wirklich benötigt?! Es gibt Dinge die man einfach logisch bestimmen kann. Man sollte sich die Frage des Zeitaufwands aber auch jedes Mal stellen, um herauszufinden ob man seine Zeit auch für die richtigen Dinge einsetzt.

6. Weniger ablenken lassen

Ablenkungen gibt es im Büro viele. Dies können gesprächige Kollegen sein, die langwierige Beantwortung von E-Mails oder ein Telefonanruf den man entgegennimmt. All das führt dazu, dass man seinen Fokus verliert und natürlich viel länger braucht um seine Aufgaben zu erledigen.

Wie kann man das optimieren? Das geht ganz einfach. Durch perfekte Organisation im Büro. Man kann den automatischen E-Mail Empfang ausschalten und das Telefon umleiten. Dafür gibt heutzutage virtuelle Anbieter wie buerocall, die in ihrem Namen ans Telefon gehen und ihnen die Zusammenfassung des Anrufs per Mail entgegenkommen lassen.

7. Weniger Meetings

Gerade in großen Unternehmen gibt es sehr oft Meetings. Wenn Sie in einigen Meetings nicht wirklich etwas Produktives beiträgt, sollte man manchmal nein sagen. Seine Zeit kann man dann effektiver nutzen anstatt nur Meetings abzusitzen. Oft sitzen Teilnehmer dort ihre Zeit ab und spielen auf ihren elektronischen Geräten rum. Kurze informelle Meetings zu einem Thema sind anstelle dessen bestimmt effizienter.

8. Effiziente Büroorganisation bis zum Ende des Arbeitstages

Wenn man am Morgen einen aufgeräumten Schreibtisch vorfinden möchte um den Tag strukturiert zu starten, hilft es diesen abends kurz vor Feierabend aufzuräumen. Papiere sortieren und dort ablegen wo man sie schnell am nächsten Tag findet und kurz am nächsten Tag durchgehen, damit man optimal vorbereitet ist.
Am besten immer nur Unterlagen zu aktuellen Projekten auf dem Tisch legen, alles andere gut in die Ablage sortieren, so dass man es auch bei Bedarf schnell wiederfindet.
So kann man den nächsten Tag gut organisiert starten und hat nicht gleich böse Überraschungen die dann zu Hektik und Stress führen.

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